Text für die Übung und Aufgaben
Protokoll der Abteilungsbesprechung vom 03.10.20XX, 09:00–12:00 Uhr
Abteilung 9, Konferenzraum C
Teilnehmende:
Hanna Braun (HB, Abteilungsleiterin), Tim Schneider (TS, IT-Abteilung), Lara Fischer (LF, Personalabteilung), Michael Köhler (MK, Betriebsratsmitglied)
Entschuldigt: Claudia Weber (CW, Marketingabteilung)
Protokollführerin: Lisa Müller (LM)
Sitzungsleitung: Hanna Braun
Tagesordnungspunkte:
- Begrüßung und Genehmigung des letzten Protokolls
- Einführung einer neuen Projektmanagement-Software
- Erweiterung des Weiterbildungsprogramms
- Umstrukturierung der Arbeitsplätze
- Organisation der Weihnachtsfeier
- Sonstiges
TOP 1 Begrüßung und Genehmigung des letzten Protokolls
HB eröffnet die Besprechung und begrüßt die Teilnehmenden. Das Protokoll der letzten Sitzung vom 15.09.20XX wird ohne Änderungen genehmigt. CW ist aufgrund einer Dienstreise entschuldigt.
TOP 2 Einführung einer neuen Projektmanagement-Software
TS berichtet, dass das bisher genutzte Projektmanagement-Tool veraltet ist und nicht mehr den Anforderungen entspricht. Nach umfassenden Tests wurde das Tool „TaskMaster“ als neues System ausgewählt. Es ermöglicht eine effizientere Aufgabenverwaltung und bessere Kommunikation zwischen den Teams. Die Einführung ist für den 01.12.20XX geplant. TS wird eine Schulung für alle Mitarbeitenden vorbereiten, die voraussichtlich Ende November stattfindet.
TOP 3 Erweiterung des Weiterbildungsprogramms
LF informiert, dass die Nachfrage nach Weiterbildungen stark gestiegen ist. Um die Kompetenzen der Mitarbeitenden zu stärken, wird das Weiterbildungsprogramm erweitert. Neue Kurse in den Bereichen „Zeitmanagement“ und „Agiles Arbeiten“ werden ab Januar 20XX angeboten. Das Budget für Weiterbildungen wurde um 20 Prozent erhöht, um die zusätzlichen Schulungen abzudecken. LF wird eine interne Umfrage durchführen, um herauszufinden, welche Themenbereiche noch von Interesse sind.
TOP 4 Umstrukturierung der Arbeitsplätze
MK schlägt vor, die Arbeitsplätze im Großraumbüro neu zu organisieren, um die Effizienz zu steigern. Aktuell stören sich viele Mitarbeitende an der Lautstärke und der fehlenden Privatsphäre. Eine mögliche Lösung wäre die Schaffung von separaten Arbeitszonen für Telefonate und konzentrierte Arbeit. HB gibt an, dass ein externer Berater im November eingeladen wird, um Vorschläge für die Neugestaltung der Büros zu unterbreiten. Eine Entscheidung über die Umstrukturierung soll im Dezember getroffen werden.
TOP 5 Organisation der Weihnachtsfeier
LF teilt mit, dass die diesjährige Weihnachtsfeier im Dezember in der Eventhalle „Sonnenhof“ stattfinden wird. Es wird ein gemeinsames Buffet und eine Tombola geben. Vorschläge für das Rahmenprogramm können bis zum 15.11.20XX eingereicht werden. LF wird die Einladungen an alle Mitarbeitenden versenden.
TOP 6 Sonstiges
TS informiert darüber, dass ab dem nächsten Monat die Bürocomputer auf die neueste Windows-Version aktualisiert werden. Die IT-Abteilung wird während der Umstellung Unterstützung anbieten, um mögliche Probleme zu beheben. Weiterhin weist MK darauf hin, dass einige Mitarbeitende Interesse an einem Betriebsausflug geäußert haben. Ein Termin und Ort sollen bei der nächsten Sitzung besprochen werden.
Aufgaben:
1. Das neue Projektmanagement-Tool
wird im Dezember 20XX eingeführt.
ersetzt das aktuelle Tool „TaskMaster“.
wurde wegen eines Softwarefehlers ausgewählt.
2. Das Weiterbildungsprogramm
beinhaltet einen neuen Kurs zum Thema „Zeitmanagement“.
wird wegen geringer Nachfrage eingestellt.
wird ab November 20XX um 20 Prozent gekürzt.
3. Die Umstrukturierung der Arbeitsplätze
soll bereits im November umgesetzt werden.
betrifft hauptsächlich die IT-Abteilung.
wird durch einen externen Berater evaluiert.
4. Die Weihnachtsfeier
wird von der Personalabteilung organisiert.
findet im „Sonnenhof“ mit einem festen Menü statt.
bietet Raum für Vorschläge bis Ende Oktober.
5. Die IT-Abteilung
wird die Computer auf das neue Windows-System umstellen.
plant die Umstrukturierung der Büroräume.
organisiert einen Betriebsausflug im nächsten Jahr.
