Übung
Schreibwaren
Situation
Ihre Firma hat eine Lieferung von Schreibwaren erwartet, die jedoch nicht rechtzeitig eingetroffen ist. Die Kunden warten bereits auf ihre Bestellungen, und Sie müssen nun überlegen, wie Sie die Situation handhaben können.
Aufgabe
Überlegen Sie zusammen mit Ihrer Gesprächspartnerin oder Ihrem Gesprächspartner, wie Sie in dieser Situation angemessen reagieren können.
Diese Stichpunkte helfen Ihnen:
- Lieferverzögerung: Wie kommunizieren? Was den Kunden sagen?
- Kunden: Wie entschuldigen? Welche Alternativen anbieten?
- Lieferant: Wie kontaktieren? Was fordern?
- Langfristige Maßnahmen: Wie solche Probleme in Zukunft vermeiden?
Beispiel
Kollege A: Wir haben ein Problem. Die Lieferung der Schreibwaren ist immer noch nicht eingetroffen, und die Kunden warten bereits auf ihre Bestellungen. Was sollen wir jetzt tun?
Kollege B: Das ist wirklich ärgerlich. Zuerst sollten wir die Kunden informieren, dass es zu einer Verzögerung gekommen ist. Wir müssen ehrlich sein und ihnen die Situation erklären. Vielleicht könnten wir ihnen auch eine kleine Entschädigung anbieten, um die Unannehmlichkeiten zu mildern.
Kollege A: Ja, das ist eine gute Idee. Wir könnten ihnen einen Rabatt auf die nächste Bestellung oder kostenlosen Versand anbieten. Es ist wichtig, dass die Kunden wissen, dass wir die Situation ernst nehmen und versuchen, das Problem zu lösen.
Kollege B: Genau. Aber wir sollten auch sofort den Lieferanten kontaktieren und herausfinden, was los ist. Wir müssen wissen, wann die Ware eintreffen wird und warum es zu der Verzögerung gekommen ist. Vielleicht können wir sogar eine Expresslieferung anfordern, um den Schaden zu begrenzen.
Kollege A: Ja, das sollten wir tun. Wenn der Lieferant nicht schnell reagiert, könnten wir auch überlegen, ob wir die Ware von einem anderen Anbieter beziehen können, zumindest vorübergehend, um die Kunden zufrieden zu stellen.
Kollege B: Das wäre eine Möglichkeit. Langfristig sollten wir aber überlegen, ob wir den Lieferanten wechseln oder zumindest einen zweiten Lieferanten ins Boot holen, um solche Situationen in Zukunft zu vermeiden. Ein zweiter Lieferant könnte als Backup dienen, falls es wieder Probleme gibt.
Kollege A: Das macht Sinn. Wir müssen sicherstellen, dass so etwas nicht noch einmal passiert. Vielleicht sollten wir auch unsere Bestellprozesse überprüfen und versuchen, früher zu bestellen, um Puffer für solche Verzögerungen zu haben.
Kollege B: Ja, das ist wichtig. Es wäre gut, wenn wir regelmäßig die Bestände prüfen und frühzeitig nachbestellen, bevor es knapp wird. Außerdem könnten wir ein System einführen, das uns automatisch benachrichtigt, wenn Lieferungen verspätet sind.
Kollege A: Das klingt nach einem guten Plan. Ich werde mich um die Kommunikation mit den Kunden kümmern und sehen, wie wir sie am besten entschädigen können. Kannst du in der Zwischenzeit den Lieferanten kontaktieren und die Situation klären?
Kollege B: Klar, ich rufe sofort beim Lieferanten an und kläre, was passiert ist und wann die Lieferung endlich eintreffen wird. Wir sollten auf jeden Fall Druck machen, damit wir eine schnelle Lösung bekommen.
Kollege A: Super, dann legen wir los. Wenn wir schnell handeln, können wir die Situation vielleicht noch retten.
Kollege B: Ja, ich bin sicher, dass wir das hinbekommen. Lassen wir uns das Problem gemeinsam angehen.
