Übung
Ihr Lieferant das Papier verspätet geliefert hat
Situation
Ihre Firma stellt Werbematerialien für verschiedene Unternehmen her. In der letzten Zeit konnten die Materialien nicht immer rechtzeitig fertiggestellt werden, da Ihr Lieferant das Papier verspätet geliefert hat. Dies hat zu Unzufriedenheit bei einigen Geschäftskunden geführt.
Aufgabe
Überlegen Sie zusammen mit Ihrer Gesprächspartnerin oder Ihrem Gesprächspartner, wie Sie in dieser Situation angemessen reagieren.
Diese Stichpunkte helfen Ihnen:
- Papier fehlt: Was tun?
- Geschäftskunden: Wie kontaktieren? Was vorschlagen?
- Lieferant: Wie kontaktieren? Was fordern?
- Langfristig: Wie in Zukunft planen? Wie Kommunikation verbessern?
Beispiel
Kollege A: Wir haben ein Problem mit unseren Werbematerialien. In letzter Zeit konnten wir sie nicht immer pünktlich liefern, weil der Lieferant das Papier verspätet geliefert hat. Einige unserer Geschäftskunden sind schon ziemlich verärgert. Was denkst du, sollten wir als erstes tun?
Kollege B: Das ist wirklich eine schwierige Situation. Ich denke, das Wichtigste ist, dass wir unsere Geschäftskunden so schnell wie möglich kontaktieren und ihnen die Situation erklären. Vielleicht könnten wir ihnen eine Entschädigung anbieten, um die Beziehung nicht zu gefährden. Was schlägst du vor?
Kollege A: Ich stimme dir zu. Transparenz ist hier entscheidend. Wir könnten den Kunden erklären, dass es ein Problem mit unserem Lieferanten gab, und ihnen als Entschädigung einen Rabatt auf die nächste Bestellung oder einen kostenlosen Zusatzservice anbieten. Denkst du, das würde helfen?
Kollege B: Ja, das könnte die Situation entschärfen. Es zeigt, dass wir die Probleme ernst nehmen und gewillt sind, sie zu lösen. Aber wir sollten uns auch dringend mit dem Lieferanten in Verbindung setzen. Was sollen wir von ihnen fordern?
Kollege A: Wir sollten klarstellen, dass diese Verzögerungen nicht akzeptabel sind und dass wir eine Garantie für pünktliche Lieferungen benötigen. Vielleicht könnten wir eine schriftliche Bestätigung verlangen, dass sie die Lieferzeiten in Zukunft einhalten werden. Falls das Problem erneut auftritt, sollten wir auch in Betracht ziehen, eine Vertragsstrafe zu vereinbaren. Wie siehst du das?
Kollege B: Das klingt vernünftig. Es ist wichtig, dass der Lieferant versteht, welche Konsequenzen solche Verzögerungen für uns haben. Wir könnten auch erwägen, einen zweiten Lieferanten ins Boot zu holen, um in Zukunft besser abgesichert zu sein. So wären wir nicht von einem einzigen Anbieter abhängig.
Kollege A: Ja, das wäre eine gute langfristige Lösung. Es könnte uns mehr Flexibilität geben und sicherstellen, dass wir auch bei Problemen mit einem Lieferanten weiterhin liefern können. Außerdem sollten wir unsere internen Abläufe überprüfen, um solche Probleme frühzeitig zu erkennen und schneller reagieren zu können.
Kollege B: Das ist eine gute Idee. Wir könnten regelmäßige Meetings einführen, um den Status der Bestellungen zu überprüfen, und eine engere Kommunikation mit den Lieferanten pflegen. Vielleicht könnten wir auch digitale Tools nutzen, um die Lieferketten besser zu überwachen.
Kollege A: Absolut, eine bessere Kommunikation ist entscheidend. Und wir sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, die in den Prozess involviert sind, über diese neuen Maßnahmen informiert sind. So können wir gemeinsam daran arbeiten, solche Probleme in Zukunft zu vermeiden.
Kollege B: Einverstanden. Lass uns die nächsten Schritte festlegen. Ich werde die Geschäftskunden kontaktieren und die Entschädigungen anbieten. Du könntest dich mit dem Lieferanten in Verbindung setzen und die nächsten Schritte besprechen.
Kollege A: Das machen wir so. Wenn wir schnell handeln, können wir hoffentlich das Vertrauen unserer Kunden wiedergewinnen und solche Probleme in Zukunft vermeiden.
Kollege B: Genau, lass uns das angehen.
